Giáo trình Excel 2021 toàn tập [phần cơ bản -1]

Bài 3: Lệnh in (Print) trên Excel

Bạn có thể in toàn bộ hoặc một phần worksheet/workbook, một hoặc nhiều bảng tính cùng lúc. Nếu dữ liệu muốn in nằm trong bảng Microsoft Excel, bạn có thể chỉ cần in bảng Excel.

Bạn cũng có thể in workbook vào một file thay vì máy in. Tính năng này hữu ích khi bạn cần in workbook trên loại máy in khác với thiết bị ban đầu được dùng để in.

Windows

Trước khi in

Trước khi in bất cứ dữ liệu gì trong Excel, nhớ rằng bạn có sẵn nhiều lựa chọn in tối ưu.

Lưu ý quan trọng: Một số định dạng như văn bản được tô màu hay kẻ ô, có thể trông tuyệt trên màn hình máy tính nhưng khi in đen trắng lại không cho kết quả như mong đợi. Bạn cũng có thể in worksheet kèm các đường kẻ ô để làm nổi bật dữ liệu, hàng và cột tốt hơn.

In một hoặc nhiều worksheet

1. Chọn worksheet muốn in.
2. Click File > Print hoặc nhấn CTRL+P.
3. Click nút Print hoặc điều chỉnh Settings trước khi click nó.

In một hoặc nhiều workbook

Toàn bộ file workbook bạn muốn in phải nằm trong cùng thư mục.

1. Click File > Open.
2. Giữ phím Ctrl, click tên từng workbook để in, rồi nhấn Print.

In toàn bộ hoặc một phần worksheet

1. Click worksheet, rồi chọn phạm vi dữ liệu muốn in.
2. Click File > Print.
3. Trong Settings, click mũi tên bên cạnh Print Active Sheets và tích lựa chọn phù hợp.
4. Click Print.

Lưu ý: Nếu đã xác định các vùng in trong một worksheet, Excel sẽ chỉ in những vùng đó. Nếu không muốn chỉ in vùng đã chọn, tích ô Ignore print area.

In bảng Excel

1. Click ô trong bảng để kích hoạt bảng.
2. Click File > Print.
3. Trong Settings, click mũi tên bên cạnh Print Active Sheets và chọn Print Selected Table.
4. Click Print.

In workbook vào một file

1. Click File > Print hoặc nhấn Ctrl+P.
2. Trong Printer, chọn Print to File.
3. Click Print.
4. Trong hộp thoại Save Print Output As, nhập tên file, rồi click OK. Tập tin này sẽ được lưu vào thư mục Documents.

Quan trọng: Nếu in file đã lưu trên máy in khác, ngắt trang và khoảng cách font có thể bị thay đổi.

Web

In worksheet

Để có kết quả in worksheet tốt nhất, dùng lệnh Print trong Excel cho web, không phải lệnh Print của trình duyệt. Bạn có thể in toàn bộ worksheet hoặc chỉ các ô mong muốn.

Nếu muốn in một phạm vi ô nào đó, hãy chọn chúng. Để in toàn bộ worksheet, đừng chọn bất cứ thứ gì.

1. Click File > Print > Print.
2. Nếu đã chọn một phạm vi ô nhưng quyết định in toàn bộ worksheet, chuyển sang Entire Workbook trước khi nhấn Print.

Thay đổi vùng in lựa chọn

Trong Excel Online, bạn có thể chọn vùng muốn in hoặc in toàn bộ worksheet. Nếu chọn vùng in nhưng lại muốn thay đổi nó, đây là cách bạn có thể xem trước thay đổi:

• Click File > Print > Print.
• Số 1 là chọn máy in
• Kích vào vị trí mũi tên (vị trí khoanh đỏ số 2)
  • Print Active Sheets: Chỉ in sheet hiện tại hoặc các sheet được chọn (Số 3)
  • Print Entire Workbook: In toàn bộ Wordbook (Số 4)
  •  Print Selection: Chỉ in vùng đang được chọn. (Số 5)

Để in toàn bộ worksheet, click File > Print > Print. Đảm bảo đã tích Entire Sheet > click Print.

Nếu cài ứng dụng Excel cho desktop, bạn có thể thiết lập nhiều tùy chọn in hơn. Click Open in Excel và chọn nhiều vùng in trên worksheet.

In worksheet đã ẩn hàng và cột

Trong Excel Online, khi in worksheet ẩn hàng hoặc cột, bạn sẽ không thể in được chúng. Nếu muốn bao gồm hàng và cột đó, bạn cần bỏ ẩn chúng trước khi in.

Bạn có thể biết hàng hay cột nào bị ẩn qua các nhãn tiêu đề bị thiếu hoặc các biểu tượng dòng kép như hình bên dưới.

Tại đây, bạn có thể bỏ ẩn hàng hoặc cột:

1. Chọn toàn bộ Sheet
2. Click chuột phải vào lựa chọn và tích Unhide Rows (đối với cột, chọn Unhide Columns).
3. Click File > Print.
4. Click Print để mở cửa sổ xem trước.

In workbook

Trong Excel Online, workbook chỉ có một worksheet, bạn chỉ có thể in worksheet. Thế nhưng, nếu workbook có nhiều worksheet, bạn cần tới từng worksheet bằng cách click vào tab sheet của nó, rồi in worksheet đó.

Không chắc workbook có worksheet ẩn hay không? Đây là cách để bạn biết điều đó:

Cách unhide 1 sheet

1. Click chuột phải vào tab sheet bất kỳ.
2. Nếu có sẵn tùy chọn Unhide, workbook này có một hoặc nhiều worksheet ẩn. Click Unhide để hiện và bỏ ẩn worksheet.
3. Khi bỏ ẩn worksheet, tab sheet đó trong worksheet sẽ hiện. Click tab sheet đó và in worksheet.

In bảng

Thỉnh thoảng, bạn chỉ muốn in một phần worksheet như bảng biểu. Bạn có thể làm việc này trong Excel Online miễn là bảng biểu chứa ít hơn 10.000 ô. Đối với worksheet nhiều hơn 10.000 ô, bạn phải dùng app Excel cho desktop.

Để in một bảng:

1. Chọn toàn bộ ô trong bảng, click ô đầu tiên và cuộn tới ô cuối cùng.

Nếu bảng có nhiều cột, thay vì cuộn, click ô đầu tiên, nhấn và giữ phím Shift, click ô cuối cùng.

• Click File > Print > Print.

• Chọn Current Selection nếu chưa chọn dữ liệu, rồi click Print.

• Nếu thích cửa sổ xem trước khi in, click Print. Nếu không, đóng cửa sổ xem và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết.

In số trang trên worksheet

Bạn không thể chèn, xem hay in số trang trong Excel Online. Tuy nhiên, nếu cài ứng dụng Excel Desktop, bạn có thể thêm số trang ở phía trên cùng (tiêu đề) hoặc phía dưới (chân trang) của worksheet và in nó.

Dùng Open in Excel để mở workbook và thêm số trang trong cửa sổ xem Page Layout, sau đó, in worksheet từ Excel. Cách làm như sau:

1. Click Open in Excel và chèn số trang trên worksheet.
2. In worksheet.

Qua bài viết: Giáo trình Excel 2021 toàn tập [phần cơ bản -1] nếu vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn, hỗ trợ. Quý khách vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây: