Giáo trình Excel 2021 toàn tập [phần cơ bản -1]

Bài 10: Cách sử dụng Data Validation trong Excel

Bạn có thể dùng Data Validation (Xác thực dữ liệu) để giới hạn loại dữ liệu hoặc giá trị người dùng nhập vào ô trên Excel. Một trong số mục đích sử dụng phổ biến nhất của Data Validation là tạo danh sách thả xuống.

Cách sử dụng Data Validation trong Excel trên Windows

1. Chọn ô bạn muốn tạo quy tắc.
2. Chọn Data >Data Validation.

• Trên tab Settings, trong Allow, tích một tùy chọn:
  • Whole Number – Hạn chế ô chỉ chấp nhận các giá trị số nguyên.
  • Decimal – Hạn chế ô chỉ chấp nhận số thập phân.
  • List – Chọn dữ liệu từ danh sách thả xuống.
  • Date – Hạn chế ô chỉ chấp nhận giá trị ngày.

• Time – Hạn chế ô chỉ chấp nhận giá trị thời gian.
  • Text Length – Hạn chế độ dài văn bản.
  • Custom – Tùy biến công thức.
• Trong Data, chọn một điều kiện:
  • between – Ở giữa
  • not between – Không phải ở giữa
  • equal to – Bằng
  • not equal to – Không bằng
  • greater than – Lớn hơn
  • less than – Ít hơn
  • greater than or equal to – Lớn hơn hoặc bằng
  • less than or equal to – Ít hơn hoặc bằng
• Trên tab Settings, trong Allow, chọn một trong số các option có sẵn.
• Đặt các giá trị được yêu cầu khác, dựa trên những gì bạn chọn cho Allow và Data. Ví dụ, nếu chọn between, sau đó chọn các giá trị Minimum: và Maximum: cho các ô đó.
• Tích ô Ignore blank nếu muốn bỏ qua các khoảng cách trống.
• Nếu muốn thêm tiêu đề – Title và thông báo cho quy tắc của bạn, chọn tab Input Message, rồi gõ tiêu đề và thông báo mong muốn.

• Tích Show input message when cell is selected để hiện thông báo khi người dùng chọn hoặc trỏ chuột qua các ô lựa chọn.
• Chọn OK.

Giờ, nếu người dùng nhập giá trị không hợp lệ, một pop-up sẽ hiện ra kèm thông báo “This value doesn’t match the data validation restrictions for this cell.”

Cách sử dụng Data Validation trong Excel trên macOS

Nếu đang tạo một sheet yêu cầu người dùng nhập dữ liệu, bạn có thể hạn chế mục nhập vào một phạm vi ngày hoặc số cụ thể, hoặc đảm bảo chỉ số nguyên dương được nhập vào. Excel có thể giới hạn mục nhập dữ liệu cho các ô nhất định bằng cách dùng Data Validation, nhắc người dùng nhập dữ liệu hợp lệ khi chọn một ô và hiện thông báo lỗi lúc họ nhập sai dữ liệu.

Office 2013 trở lên

Giới hạn nhập dữ liệu

1. Chọn ô muốn hạn chế nhập dữ liệu.
2. Trên tab Data, click Data Validation > Data Validation. Lưu ý: Nếu không có sẵn lệnh xác thực, sheet này có thể được bảo vệ hoặc workbook đó được chia sẻ. Bạn không thể thay đổi cài đặt xác thực dữ liệu trong trường hợp này.
3. Trong box Allow, chọn loại dữ liệu bạn muốn cho phép nhập, điền vào trong tiêu chí và các giá trị hạn chế.

Lưu ý: Các box nhập giá trị hạn chế sẽ được dán nhãn dựa theo dữ liệu và tiêu chí giới hạn bạn đã chọn. Ví dụ, nếu chọn Data làm loại dữ liệu, bạn có thể nhập các giá trị hạn chế trong box giá trị tối thiểu và tối đa được dán nhãn Start Date & End Date.

Nhắc người dùng các mục nhập hợp lệ

Khi người dùng click vào một ô có các yêu cầu nhập dữ liệu, bạn có thể hiện thông báo giải thích dữ liệu như thế nào là hợp lệ.

1. Chọn ô muốn nhắc người dùng các mục nhập dữ liệu hợp lệ.
2. Trên tab Data, click Data Validation > Data Validation.
3. Trên tab Input Message, tích ô Show input message when cell is selected.
4. Trong box Title, gõ tiêu đề thông báo.
5. Trong box Input message, gõ thông báo bạn muốn hiển thị.

Hiện thông báo lỗi khi nhập dữ liệu không hợp lệ

Nếu có các hạn chế dữ liệu tại chỗ và người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào một ô, bạn có thể hiện thông báo giải thích lỗi đó.

1. Chọn các ô muốn hiện thông báo lỗi.
2. Trên tab Data, click Data Validation > Data Validation.

• Trên tab Error Alert, trong box Title, gõ tiêu đề cho thông báo của bạn.
• Trong box Error message, gõ thông báo bạn muốn hiển thị nếu ai đó nhập dữ liệu không hợp lệ.
• Thực hiện một trong những thao tác sau:



Office 2011

Hạn chế mục nhập dữ liệu

1. Chọn ô muốn giới hạn mục nhập dữ liệu.
2. Trên tab Data, trong Tools, click Validate.

• Trên menu pop-up Allow, chọn loại dữ liệu bạn muốn cho phép.
• Trên menu Data, chọn loại tiêu chí giới hạn mong muốn rồi nhập các giá trị hạn chế.

Nhắc người dùng các mục nhập hợp lệ

Khi người dùng click một ô chứa các yêu cầu nhập dữ liệu, bạn có thể hiện thông báo giải thích dữ liệu nào hợp lệ.

1. Chọn ô muốn nhắc người dùng nhập dữ liệu hợp lệ.
2. Trên tab Data, trong Tools, click Validate.
3. Trên tab Input Message, tích ô Show input message when cell is selected.
4. Trong box Title, gõ tiêu đề thông báo.
5. Trong box Input message, gõ thông báo bạn muốn hiển thị.

Hiển thị thông báo lỗi khi nhập dữ liệu không hợp lệ

Nếu có các hạn chế dữ liệu tại chỗ và người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào ô đó, bạn có thể hiện thông báo giải thích lỗi như sau:

1. Chọn các ô muốn hiện thông báo lỗi.
2. Trên tab Data, trong Tools, click Validate.

• Trên tab Error Alert, trong box Title, gõ tiêu đề thông báo.
• Trong box Error message, gõ thông báo muốn hiện.
• Chọn một trong số tùy chọn sau ở menu pop-up Style
  • Stop – Yêu cầu người dùng sửa lỗi trước khi tiếp tục.
  • Warning – Cảnh báo người dùng dữ liệu không hợp lệ, chọn Yes hoặc No để quay lại hoặc tiếp tục.
  • Important – Cảnh báo dữ liệu không hợp lệ nhưng cho phép họ tiếp tục sau khi bỏ qua cảnh báo.

Cách sử dụng Data Validation trong Excel trên Web

Thêm xác thực dữ liệu vào một ô hoặc một phạm vi

Lưu ý: Hai bước đầu tiên trong phần này dùng để thêm kiểu xác thực dữ liệu. Bước 3-7 để tạo danh sách thả xuống.

1. Chọn một hoặc nhiều ô muốn xác thực.
2. Trên tab Data, trong nhóm Data Tools, click Data Validation.
3. Trên tab Settings > Allow, chọn List.
4. Trong box Source, gõ các giá trị liệt kê, được phân tách bằng dấu phẩy. Ví dụ, gõ Low, Average, High.
5. Đảm bảo đã tích In-cell dropdown. Nếu không, bạn sẽ không thể thấy mũi tên thả xuống bên cạnh ô đó.

• Để xác định cách bạn muốn xử lý các giá trị trống, chọn hoặc bỏ tích ô Ignore blank.
• Kiểm tra xác thực dữ liệu để đảm bảo nó hoạt động chính xác. Thử nhập cả dữ liệu hợp lệ và không hợp lệ vào các ô, nhờ đó, bạn sẽ biết các thiết lập có hoạt động đúng như dự định và thông báo hiện khi bạn mong đợi.
• Lưu ý: Sau khi tạo danh sách thả xuống, đảm bảo nó hoạt động theo cách bạn muốn. Remove data validation – Chọn ô chứa xác thực dữ liệu bạn muốn xóa, rồi tới Data > Data Validation và trong hộp thoại Data Validation, nhấn nút Clear All, rồi click OK.

Thêm các kiểu xác thực dữ liệu khác

Bảng sau liệt kê các loại xác thực dữ liệu khác và cách thêm nó vào worksheet.



Ví dụ các công thức trong xác thực dữ liệu ở Excel

Lưu ý:

Những ví dụ này dùng tùy chọn Custom tại nơi bạn viết công thức để đặt điều kiện. Bạn không cần lo lắng về bất cứ dữ liệu hiện trong box Data bởi nó đã bị Custom vô hiệu hóa. Ảnh chụp màn hình này ở Excel 2016 nhưng chức năng của nó tương tự Excel Online.

Qua bài viết: Giáo trình Excel 2021 toàn tập [phần cơ bản -1] nếu vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn, hỗ trợ. Quý khách vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây: