Giáo trình Excel 2021 toàn tập [phần cơ bản-2]

Bài 35: Khóa, mở khóa vùng trong worksheet được bảo vệ

Mặc định, bảo vệ một trang tính trong Microsoft Excel sẽ khóa toàn bộ ô để không ai có thể chỉnh sửa chúng. Để cho phép sửa một số ô, trong khi khóa các ô còn lại, người dùng có thể mở khóa tất cả ô. Bạn có thể chỉ khóa các ô, phạm vi nhất định trước khi bảo mật worksheet và tùy chọn cho phép người nào đó chỉ được chỉnh sửa dữ liệu trong phạm vi nhất định ở sheet được bảo vệ.

Chỉ khóa các ô, phạm vi nhất định trong worksheet được bảo vệ

Hãy làm theo những bước sau:

Nếu worksheet đó được bảo vệ, hãy làm như sau:
- Trên tab Review, click Unprotect Sheet (ở nhóm Changes).Click Protect Sheet khi muốn bảo vệ một trang tính.
- Nếu được nhắc, hãy nhập mật khẩu để bỏ bảo vệ trang tính đó.
Chọn toàn bộ worksheet bằng cách click Select All.
Trên tab Home, click trình mở popup Format Cell Font. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Shift+F hoặc Ctrl+1.
Trong popup Format Cells, ở tab Protection, bỏ tích box Locked, rồi click OK.

Hành động này mở khóa toàn bộ ô trên worksheet khi bạn bảo vệ worksheet đó. Giờ bạn có thể chọn các ô muốn khóa.

5. Trên worksheets, chỉ chọn các ô muốn khóa.

6. Mở lại cửa sổ popup Format Cells lần nữa (Ctrl+Shift+F).

7. Giờ trên tab Protection, tích ô Locked và click OK.

8. Trên tab Review, click Protect Sheet.

9. Trong danh sách Allow all users of this worksheet to, chọn nhân tố muốn người dùng có thể thay đổi.

Thông tin chi tiết về các nhân tố trong bảng tính của Microsoft Excel:

Bỏ tích ô	Để ngăn người dùng
Select locked cells	Di chuyển con trỏ tới các ô bị khóa được chọn trên tab Protection của box Format Cells. Mặc định, người dùng được phép chọn các ô đã khóa.
Select unlocked cells	Di chuyển con trỏ tới các ô đã bỏ khóa trên tab Protection của box Format Cells. Mặc định,

	người dùng có thể chọn các ô đã mở khóa và nhấn phím TAB để di chuyển giữa các ô đã mở khóa trên trang tính được bảo vệ.
Format cells	Thay đổi bất kỳ tùy chọn trong Format Cells hoặc Conditional Formatting. Nếu đã áp dụng các định dạng có điều kiện trước khi bảo vệ worksheet, định dạng liên tục thay đổi khi người dùng nhập một giá trị thỏa mãn một điều kiện khác.
Format columns	Sử dụng bất kỳ các lệnh định dạng cột, bao gồm thay đổi độ rộng hoặc ẩn cột (tab Home, nhóm Cells, nút Format).
Format rows	Dùng bất kỳ các lệnh định dạng hàng, bao gồm thay đổi chiều cao, ẩn hàng.
Insert columns	Chèn cột.
Insert rows	Chèn hàng.
Insert hyperlinks	Chèn siêu liên kết, ngay cả trong các ô đã mở khóa.
Delete columns	Xóa cột: Nếu xóa các cột được bảo vệ và chèn các cột không được bảo vệ, người cùng có thể chèn cột mà họ không thể xóa.

Delete rows	Xóa hàng: Nếu xóa các hàng được bảo vệ và chèn hàng không được bảo vệ, người dùng có thể chèn hàng mà họ không thể xóa.
Sort	Dùng lệnh bất kỳ để phân loại dữ liệu (tab Data, nhóm Sort & Filter). Người dùng không thể phân loại phạm vi chứa các ô đã khóa trên một trang tính được bảo vệ ở mọi thiết lập.
Use AutoFilter	Dùng các mũi tên thả xuống để thay đổi bộ lọc trên phạm vi khi áp dụng AutoFilters. Người dùng không thể áp dụng hay loại bỏ AutoFilters trên một worksheet được bảo vệ ở mọi cài đặt.
Use PivotTable reports	Định dạng, thay đổi bố cục, làm mới hay chỉnh sửa báo cáo PivotTable hoặc tạo các báo cáo mới.
Edit objects	Thực hiện một trong số những thao tác sau: Thực hiện thay đổi trên các đối tượng đồ họa, bao gồm bản đồ, biểu đồ nhúng, hình dạng, text box và các điều khiển mà bạn không mở khóa trước khi bảo vệ worksheet. Ví dụ, nếu worksheet có một nút bấm chạy macro, bạn có thể click nút

	bấm để chạy macro nhưng không thể xóa nút đó. Đánh dấu thay đổi bất kỳ, chẳng hạn như định dạng tới môt biểu đồ được nhúng. Biểu đồ này liên tục được cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu nguồn của nó.Thêm hoặc chỉnh sửa bình luận.
Edit scenarios	Xem các trường hợp mà bạn đã ẩn, thực hiện thay đổi cho những trường hợp bạn đã chặn thay đổi và xóa chúng. Người dùng có thể thay đổi các giá trị trong những ô đó. Nếu ô đó không được bảo vệ, hãy thêm trường hợp mới.

Các thành phần trên trang tính của biểu đồ

Chọn box	Để ngăn người dùng
Contents	Thay đổi mục trong biểu đồ như chuỗi dữ liệu, trục và chú giải. Biểu đồ liên tục phản ánh các thay đổi được thực hiện trên dữ liệu nguồn.
Objects	Thực hiện thay đổi tới các đối tượng đồ họa, bao gồm hình dạng, text box và các điều khiển – trừ khi bạn mở khóa các đối tượng trước khi bảo vệ sheet biểu đồ.

Trong ô Password to unprotect sheet, nhập mật khẩu cho bảng tính, click OK, rồi gõ lại mật khẩu để xác nhận nó.
Mật khẩu tùy chọn. Nếu không đặt mật khẩu, mọi người dùng đều có thể mở khóa trang tính đó và thay đổi các nhân tố được bảo vệ.
Đảm bảo bạn chọn mật khẩu dễ nhớ bởi nếu mất mật khẩu, bạn sẽ không có quyền truy cập các nhân tố được bảo vệ trên worksheet.

Mở khóa các phạm vi trên worksheet được bảo vệ để người dùng chỉnh sửa

Để cấp quyền chỉnh sửa vùng cho người dùng trong worksheet được bảo vệ, máy tính của bạn phải chạy Windows XP trở lên nằm trong một domain. Thay vì sử dụng các quyền cần domain, bạn cũng có thể chọn đặt mật khẩu cho một phạm vi.

Chọn worksheet bạn muốn bảo vệ.
Trên tab Review, trong nhóm Changes, click Allow Users to Edit Ranges.

Lệnh này chỉ có sẵn khi worksheet không được bảo vệ.

Hãy thực hiện một trong những việc sau:
- Để thêm một phạm vi có thể chỉnh sửa mới, click New.
- Để chỉnh sửa một phạm vi có thể chỉnh sửa hiện tại, chọn nó trong Ranges unlocked by a password when sheet is protected > click Modify.
- Để xóa một phạm vi có thể chỉnh sửa, chọn nó trong Ranges unlocked by a password when sheet is protected, rồi

click Delete.

Ở box Title, nhập tên phạm vi bạn muốn mở khóa.
Trong Refers to cells, nhập dấu bằng (=), rồi gõ tham chiếu phạm vi bạn muốn mở khóa.

Bạn cũng có thể click nút Collapse Dialog, chọn phạm vi trong worksheet, rồi click Collapse Dialog lần nữa để trở về box hội thoại.

Để truy cập bằng mật khẩu, trong box Range password, nhập mật khẩu cho phép bạn vào phạm vi đó.

Bạn tùy chọn đặt mật khẩu khi định sử dụng các quyền truy cập. Dùng mật khẩu cho phép bạn thấy danh tính của những ai có quyền chỉnh sửa phạm vi.

Để cấp quyền truy cập, click Permissions, rồi click Add.

Trong Enter the object names to select (examples), nhập tên người dùng bạn muốn cho phép chỉnh sửa hành vi.

Muốn biết tên người dùng nên nhập như thế nào, click examples. Để xác thực tên chính xác, click Check Names.

Click OK.
Để chọn quyền cho người dùng bạn chọn, trong Permissions, chọn hoặc bỏ tích Allow hay Deny, rồi click Apply.
Click OK 2 lần. Nếu được nhắc nhập mật khẩu, hãy làm theo.
Trong box Allow Users to Edit Ranges, click Protect Sheet.
Trong danh sách Allow all users of this worksheet to, chọn các nhân tố bạn muốn người dùng có thể thay đổi.
Trong Password to unprotect sheet, nhập mật khẩu, click OK, rồi gõ lại mật khẩu để xác nhận nó.
- Tùy chọn mật khẩu. Nếu không cung cấp mật khẩu, mọi người dùng đều có thể bỏ bảo vệ trang tính đó và thay đổi các nhân tố liên quan.
- Đảm bảo bạn chọn mật khẩu dễ nhớ. Nếu mất mật khẩu, bạn không thể xem các nhân tố được mã hóa trong bảng tính.
- Nếu một ô thuộc về nhiều phạm vi, người dùng có thẩm quyền sẽ chỉnh sửa được bất kỳ phạm vi có thể thay đổi trong ô.

Nếu ai đó cố gắng sửa nhiều ô cùng lúc khi họ có quyền chỉnh sửa một số ô, không phải toàn bộ ô, người đó sẽ được nhắc sửa lần lượt từng ô.

Bài 36: Các kiểu dữ liệu được liên kết

Chuyển đổi text sang một kiểu dữ liệu được liên kết trong Excel (Xem trước)

Lưu ý: Các kiểu dữ liệu bạn thấy trong ribbon ở video trên có thể khác nhau tùy theo thông tin trong Excel.

Nhận dữ liệu đáng tin cậy trong workbook Excel về các chủ đề như

thành phố, ẩm thực, động vật… chưa bao giờ dễ hơn thể. Với các kiểu dữ liệu được liên kết, bạn có thể chèn và làm việc với dữ liệu xác thực từ các nguồn online đáng tin cậy. Microsoft đã hợp tác với Wolfram Alpha để cung cấp những số liệu và thực tế thú vị, phong phú liên quan tới hàng loạt chủ đề khác nhau mà bạn có thể sử dụng hoặc làm mới lại nhưng không cần phải thoát Excel.

Lưu ý: Các kiểu dữ liệu được liên kết từ Wolfram Alpha hiện chỉ có sẵn trong Excel cho người dùng đăng ký Microsoft 365 với ngôn ngữ chỉnh sửa bằng tiếng Anh được thêm vào Office Language Preferences. Microsoft sẽ phát hành dần dần tính năng này. HIện nó đã có sẵn trên Excel cho Web. Để dùng các kiểu dữ liệu trong app Excel desktop, bạn phải vào kênh Preview của Insiders.

Trong workbook Excel, nhập nội dung cụ thể vào từng ô. Bạn nên

nhóm các chủ đề vào chung một cột với hàng tiêu đề.

Mẹo: Đối với các kiểu dữ liệu như ẩm thực hay hoạt động (không có sẵn trong Excel cho web), bạn có thể bổ sung nội dung muốn chuyển đổi để nhận được kết quả cụ thể hơn.

Kiểu dữ liệu về ẩm thực: Bao gồm các bổ sung như số lượng.Kiểu dữ liệu hoạt động bao gồm những bổ sung như thời gian hoặc đặc điểm thể chất để nhận kết quả về lượng calo đã tiêu thụ được.

2. Chọn các ô đó và tới Insert > Table để chuyển đổi bảng. Tích ô My table has headers nếu đã thêm chúng.

3. Chọn text muốn chuyển đổi trong bảng. Tới Data và trong nhóm Data Types, chọn Automatic. Nếu thấy trong ô, bạn phải dùng bộ chọn dữ liệu để xác định kiểu thông tin mong muốn.

Mẹo: Nếu đã biết cần dùng kiểu dữ liệu nào, bạn có thể chọn nó từ thư viện thả xuống. Hành động này có thể giúp Excel khớp nội dung tốt hơn và truy xuất dữ liệu chính xác.

Sử dụng Data Selector để xác định kiểu dữ liệu

Để chuyển đổi kiểu dữ liệu, Excel tìm kiếm kết quả phù hợp giữa các giá trị ô và nhà cung cấp cơ sở dữ liệu. Nếu có kết quả thích hợp, bạn sẽ thấy một icon kiểu dữ liệu trong ô để biết nó đã được chuyển đổi thành công. Nếu thấy , bảng Data Selector – Bộ chọn dữ liệu mở, Excel cần sự trợ giúp của bạn để chọn kiểu dữ liệu phù hợp.

Trong Excel cho web, bạn có thể chọn tab Data Type hoặc Help ở bên phải để điều hướng giữa các bảng.

Trong bảng Data Selector, đánh giá kết quả và chọn nội dung bạn cần.

Không thấy kết quả bạn cần? Bạn cần điều chỉnh các điều khoản đang dùng để tìm kiểu dữ liệu. Bạn có thể làm việc này qua tìm kiếm trong bảng Data Selector. Hãy tận dụng những mẹo sau:

Đảm bảo text được viết đúng chính tả và mỗi điều kiện nằm trong ô riêng của nó.
Thử dùng các điều khoản giống nhau và thay thế. Ví dụ, nhập bridge thay vì overpass.
Chọn các thuật ngữ khác nếu có thể.

Lưu ý: Nếu không thể tìm thấy kết quả, hãy kiểm tra các kiểu dữ liệu được liên kết có sẵn.

2. Sau khi chọn một kết quả, Data Selector sẽ chuyển sang kết quả cần được xác nhận tiếp theo.

3. Khi tất cả các giá trị ô được liên kết tới một kiểu dữ liệu, Bộ chọn dữ liệu sẽ đóng và giờ bạn có thể xem thẻ và chèn dữ liệu.

Xem và chèn dữ liệu từ một kiểu dữ liệu

Các kiểu dữ liệu nắm giữ rất nhiều thông tin mà bạn có thể xem hoặc thêm vào bảng tính bất kỳ lúc nào. Sau khi chuyển đổi một kiểu dữ liệu, bạn có thể mở các thẻ xem trước thông tin có thể thêm vào workbook.

Chọn kiểu icon dữ liệu trong ô để mở thẻ dữ liệu.
Cuộn qua thẻ đó để xem các trường và giá trị bạn có thể làm việc cùng.
Trỏ qua bất kỳ giá trị bạn muốn chèn và chọn icon Insert Data . Excel sẽ tự động chèn dữ liệu của cùng trường đó cho các kiểu dữ liệu khác trong cột của một bảng.

Mẹo: Nếu chọn ô kiểu dữ liệu, icon Insert Data xuất hiện và bạn có thể nhanh chóng chọn các trường để thêm cột dữ liệu.

Nếu cần update thông tin mới nhất cho các kiểu dữ liệu, tới Data > Refresh All.

Chuyển đổi text sang kiểu dữ liệu tổ chức

Bạn không chỉ có thể nhận dữ liệu theo chủ đề như thành phố, ẩm thực, chứng khoán… mà còn có thể có được các kiểu dữ liệu dữ liệu do tổ chức cung cấp qua Power BI. Bạn có thể xem các thẻ kiểu dữ liệu để nhận được thông tin cụ thể về dữ liệu được chuyển đổi và trích

xuất nó sang workbook. “Refresh” để cập nhật dữ liệu và xem dữ liệu Power BI mà không cần phải thoát Excel.

Lưu ý: Để truy cập và sử dụng các kiểu dữ liệu từ Power BI, bạn phải đáp ứng những yêu cầu dưới đây. Nếu đã làm nhưng vẫn không thấy tính năng này, hãy liên hệ với quản trị hệ thống để nhận trợ giúp.

Người dùng Excel trong tổ chức đăng ký Microsoft 365 và Power BI Pro.
Thêm ngôn ngữ chỉnh sửa tiếng Anh vào Office Language Preferences.
Kích hoạt các bảng Power BI trong Power BI cho các kiểu dữ liệu ở Excel và bạn có quyền truy cập chúng.
Quản trị Power BI của bạn đã kích hoạt các bảng nổi bật trong tổ chức.

Trong workbook Excel, nhập text nhận dạng cụ thể vào từng ô riêng biệt. Ví dụ, nhập tên nhân viên vào một cột riêng.
Chọn ô và tới Insert > Table để chuyển đổi bảng. Tích ô My table has headers nếu đã thêm chúng.
Chọn text để chuyển đổi trong bảng. Tới Data và trong nhóm Data Types, mở menu thả xuống và chọn kiểu dữ liệu từ tổ chức của bạn.

Mẹo: Có hai vị trí bạn có thể chọn kiểu dữ liệu trong tổ chức:

Data types gallery trong From your organization:

Bạn sẽ tìm thấy tối đa 10 kiểu dữ liệu có sẵn, các bộ dữ liệu ưu tiên được dánh dấu certified & promoted trong Power BI.
Chọn More from your organization hoặc nút Organization trong thư viện (có sẵn ở một số phiên bản của Excel): Thao tác này mở bảng Data Selector và hiện toàn bộ kiểu dữ liệu có sẵn cho bạn từ Power BI.

Dùng bộ chọn dữ liệu để xác định các kiểu dữ liệu có tổ chức

Để chuyển đổi kiểu dữ liệu từ tổ chức, Excel tìm kiếm sự trùng khớp giữa các giá trị ô và dữ liệu Power BI trong kiểu dữ liệu lựa chọn từ thư mục hoặc bảng. Nếu có sự trùng khớp, bạn sẽ thấy một icon kiểu dữ liệu trong ô đó, cho biết nó đã được chuyển đổi thành công. Thay vào đó, nếu thấy và bảng Data Selector mở, Excel cần sự trợ giúp của bạn để chọn kiểu dữ liệu phù hợp.

Mẹo: Trong Excel cho web, bạn có thể chọn tab Data Type hoặc Help ở bên phải để điều hướng giữa các bảng.

Trong Data Selector, xem lại kết quả và chọn một kết quả phù hợp.
Sau khi chọn kết quả cần thiết, Data Selector sẽ chuyển sang kết quả cần nhận diện tiếp theo.
Khi toàn bộ các giá trị được liên kết với một kiểu dữ liệu, Data Selector sẽ đóng và giờ bạn có thể xem thẻ & chèn dữ liệu.

Xem và chèn dữ liệu từ một kiểu dữ liệu của tổ chức

Các kiểu dữ liệu nắm giữ rất nhiều thông tin mà bạn có thể xem hoặc thêm vào workbook bất kỳ lúc nào. Sau khi chuyển đổi sang kiểu dữ liệu, bạn có thể mở các thẻ xem trước thông tin có thể thêm vào workbook đó.

Chọn icon kiểu dữ liệu tổ chức trong ô đã chuyển đổi để mở thẻ dữ liệu.
Cuộn qua thẻ để xem các trường và giá trị bạn có thể làm việc cùng.
Trỏ qua giá trị bất kỳ mà bạn muốn chèn và chọn icon Insert Data. Excel sẽ tự động chèn dữ liệu của cùng trường đó cho kiểu dữ liệu khác trong cột của một bảng.

Mẹo: Nếu chọn một ô chứa kiểu dữ liệu, icon Insert Data hiện trên khung lưới và bạn có thể nhanh chóng chọn các trường để thêm cột dữ liệu.

Làm mới dữ liệu từ Power BI

Dữ liệu không cập nhật tự động trong Excel, vì thế, bạn nên làm mới lại workbook sau khi mở nó để đảm bảo có dữ liệu Power BI mới nhất. Bạn có thể làm mới dữ liệu theo hai cách:

Tới Data > Refresh All: Thao tác này sẽ làm mới toàn bộ liên kết và bộ dữ liệu trong workbook.

Click chuột phải vào kiểu dữ liệu > Refresh: Thao tác này sẽ làm mới dữ liệu cho bộ dữ liệu cụ thể.

Lưu ý: Người khác có thể làm mới dữ liệu trong Excel nếu họ có quyền truy cập tính năng này và bộ dữ liệu Power BI. Nếu không, họ sẽ chỉ có quyền truy cập dữ liệu trước đó đã lưu vào file này.

Qua bài viết: Giáo trình Excel 2021 toàn tập [phần cơ bản-2] nếu vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn, hỗ trợ. Quý khách vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

Cauit.com

Chia sẻ kiến thức - Cho đi là còn mãi!

Email: cauitonline@gmail.com

Cám ơn bạn đã theo dõi bài viết! Vui lòng chia sẻ bài viết nếu bạn thấy thông tin ở trên sẽ hữu ích với nhiều người.

Chúc bạn buổi tối tốt lành!